Das Wichtigste in Kürze
Für KMU gibt es nicht die eine richtige Microsoft 365-Lizenz. Entscheidend ist, welche Mitarbeitenden mobil arbeiten, welche Geräte zentral verwaltet werden sollen und wie stark Ihre IT abgesichert sein muss. In vielen Fällen reicht eine gemischte Kombination besser als eine einheitliche Lizenz für alle.
Bei der baselnetgroup sehen wir in der Praxis immer wieder dasselbe Muster: Nicht die Mitarbeitendenzahl entscheidet, sondern die Rolle im Unternehmen. Wer nur E-Mail und Office braucht, braucht etwas anderes als jemand mit zentral verwaltetem Notebook, sensiblen Daten oder einer Fachanwendung im Hintergrund.
Wann passt Microsoft 365 überhaupt zu Ihrem KMU?
Microsoft 365 ist dann sinnvoll, wenn Zusammenarbeit, E-Mail, Office-Anwendungen und Cloudspeicher sauber zusammenlaufen sollen. Für KMU mit rund 50 Mitarbeitenden ist das besonders relevant, wenn nicht alle gleich arbeiten und wenn IT Infrastruktur und ICT Infrastruktur bereits gewachsen sind. Genau dann braucht es zuerst eine saubere Einordnung, bevor man eine Lizenz auswählt.
- Mitarbeitende arbeiten mobil und im Büro.
- Geräte sollen zentral verwaltet werden.
- Sicherheitsanforderungen unterscheiden sich nach Rolle.
- Fachanwendungen bleiben neben Microsoft 365 im Einsatz.
- Die bestehende IT soll nicht unnötig umgebaut werden.
Welche Unterschiede sind für die Lizenzwahl entscheidend?
| Thema | Worauf Sie achten sollten | Praktische Bedeutung |
|---|---|---|
| Arbeitsweise | Büro, mobil oder gemischt | Bestimmt, wie wichtig Cloudzugriff und Zusammenarbeit unterwegs sind |
| Geräteverwaltung | Einzeln oder zentral verwaltet | Entscheidet, ob Verwaltungsfunktionen nötig sind |
| Sicherheit | Standard oder erhöht | Wirkt sich darauf aus, ob zusätzliche Schutz- und Steuerungsfunktionen nötig sind |
| Fachanwendungen | Cloudfähig oder lokal gebunden | Bestimmt, ob Microsoft 365 allein reicht oder in eine grössere Umgebung eingebettet werden muss |
Die häufige Fehlannahme ist, dass man einfach alle Mitarbeitenden gleich lizenzieren kann und damit fertig ist. In Projekten mit gewachsenen Umgebungen zeigt sich oft das Gegenteil: Eine zu einfache Standardlösung erzeugt unnötige Kosten, zu viele Sonderfälle oder Sicherheitslücken.
Was deckt Business Standard ab, und wann reicht es?
Microsoft 365 Business Standard deckt Desktop-Office-Anwendungen, Business-E-Mail, Teams und Cloudspeicher ab. Das passt vor allem für Mitarbeitende, die produktiv arbeiten sollen, ohne besondere Anforderungen an zentrale Geräteverwaltung oder erweiterte Sicherheitsfunktionen. Für einfache Nutzergruppen ist das oft der pragmatischere Einstieg.
Wann ist Business Premium die bessere Wahl?
Business Premium ergänzt Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen. Das wird relevant, wenn Notebooks zentral gesteuert werden, sensible Informationen verarbeitet werden oder wenn die IT nicht nur funktionieren, sondern auch besser kontrollierbar sein soll. Für KMU mit gemischten Rollen ist das oft die Lizenz für die Schlüsselpersonen, nicht für alle.
Aus unserer Beratung bei der baselnetgroup ist genau das der Punkt, an dem sich viele Entscheide drehen: Nicht jede Person braucht dieselbe Lizenz, aber jede Rolle braucht eine passende Arbeitsumgebung. Ein Ingenieurbüro mit rund 45 Mitarbeitenden ist dafür ein typisches Beispiel, weil dort zentrale Geräteverwaltung, Fachanwendungen und unterschiedliche Nutzerprofile zusammenkommen.
Wie gehen Sie bei der Auswahl in der richtigen Reihenfolge vor?
- Prüfen Sie zuerst die Nutzergruppen und ihre Aufgaben.
- Bewerten Sie Mobilität, Geräte und Sicherheitsbedarf je Rolle.
- Klären Sie, welche Systeme in die Cloud gehören und welche lokal bleiben müssen.
- Vergleichen Sie danach die Lizenzen für die einzelnen Gruppen.
- Planen Sie erst zum Schluss den Betrieb der Fachanwendungen und die Verwaltung der Geräte.
Wenn Sie diesen Ablauf umdrehen, kaufen Sie schnell zu viel oder zu wenig. In der Praxis ist die Lizenzfrage immer auch eine Infrastrukturfrage, deshalb gehört sie bei baselnetgroup in die gleiche Analyse wie Arbeitsplatz, Cloud und Security.
Welche Fehler sehen wir in KMU am häufigsten?
- Alle Mitarbeitenden erhalten dieselbe Lizenz, obwohl die Anforderungen stark variieren.
- Die bestehende IT wird nicht vorab analysiert.
- Sicherheit wird erst später berücksichtigt.
- Fachanwendungen werden bei der Planung vergessen.
- Die Umstellung wird nur als Lizenzthema betrachtet und nicht als Betriebsfrage.
Worauf Sie besonders achten sollten
Die Lizenz ist nur ein Baustein. Wenn Geräte, Sicherheit und Fachanwendungen nicht mitgedacht werden, entsteht eine Lösung, die auf dem Papier stimmt, im Alltag aber unnötig kompliziert wird.
Wann sollten Sie die Auswahl nicht allein machen?
Sobald mehrere Nutzergruppen, zentrale Geräteverwaltung oder lokale Fachanwendungen im Spiel sind, lohnt sich eine externe Analyse. Genau dort setzt die baselnetgroup mit IT Consulting und digitaler Transformation an, weil die Lizenzfrage selten isoliert beantwortet werden kann. Wer die Entscheidung sauber treffen will, braucht den Blick auf die ganze Arbeitsumgebung.
Häufige Fragen
Reicht für ein kleines KMU nicht einfach die günstigste Lizenz?
Was mache ich mit Mitarbeitenden, die nur selten im Büro sind?
Muss ich für jede Person eine eigene Lizenzart wählen?
Woran merke ich, dass unsere bestehende IT zuerst geprüft werden muss?
Für KMU mit rund 50 Mitarbeitenden ist die richtige Microsoft 365-Lizenz fast nie eine Standardantwort. Wer die Nutzergruppen, die Geräte und die Sicherheitsanforderungen zuerst klärt, trifft die bessere Entscheidung und vermeidet spätere Umwege.
Wenn Sie die Mischung aus Microsoft 365, Geräteverwaltung und IT Infrastruktur strukturiert prüfen möchten, ist eine individuelle Analyse der sinnvollste nächste Schritt. Die baselnetgroup begleitet solche Entscheidungen für KMU in Basel und der Region mit einem Blick auf den gesamten Betrieb.
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baselnetgroup ag, Basel