L’essenziale in breve
Nella pratica, un contratto cartaceo costa notevolmente di più della spedizione e della carta. Secondo le nostre stime, l’impegno per un volume medio di circa 300 contratti al mese è di circa CHF 58 per contratto, perché tempo di lavoro, amministrazione, spedizione e archiviazione si sommano. Se si considera solo il momento della firma, si sottovalutano drasticamente i costi reali.
Abbiamo visto spesso nelle esperienze pratiche che la vera sorpresa non è la firma, ma l’intero percorso prima e dopo. Proprio lì nascono i costi che in molte aziende da 100 a 500 dipendenti si sottovalutano. Per la gestione dei contratti, legale e conformità è fondamentale, perché ogni passaggio non necessario prende tempo e rallenta il flusso.
Perché un contratto cartaceo costa più del previsto
Molti guardano solo al momento in cui il documento viene firmato. Sul tavolo c’è la carta, con la penna servono solo pochi secondi, e il processo sembra quasi gratuito. Nel nostro conteggio, questo è esattamente l’errore di pensiero: il momento della firma è piccolo, il lavoro di preparazione e posticipazione non lo è.
Quali passi fanno salire la bolletta
| Fase | Perché richiede tempo | Effetto tipico |
|---|---|---|
| Preparare il documento | Selezionare modello, inserire variabili, controllo interno | Più persone coinvolte |
| Stampare e metterlo in busta | Copie, allegati, indirizzo, spedizione | Interruzione del processo prima della spedizione |
| Gestire il ritorno | Richiamare, ordinare, inoltrare | Tempo di attesa e coordinazione aggiuntivi |
| Scansionare e archiviare | Indicizzazione, archiviazione, conservazione | L’archiviazione diventa un tema di lunga durata |
Dalla nostra esperienza con actaSIGN, lo sforzo diventa visibile solo quando si confronta l’intero flusso. Allora si comprende che non è una singola operazione costosa, ma la somma di piccole attività che attraversano diverse funzioni. Ecco perché le soluzioni per firmare PDF o inserire firma su PDF non sono solo questioni di comfort, ma di efficienza.
Quali errori commettono le aziende nei processi PDF
- Calcoli solo del momento della firma, non della preparazione, spedizione e archiviazione.
- Non si considera la posizione del documento e si deve richiamare.
- Sottovaluti copie, archiviazione e ritrovamento successivo.
- Si pianifica il percorso cartaceo, anche se il processo di approvazione potrebbe essere digitale.
L’errore di pensiero più comune
Contrariamente all’ipotesi che il contratto sia concluso con la firma, la parte costosa spesso inizia dopo. Una volta aggiunti tracciabilità, rinvio e archiviazione, l’impegno aumenta notevolmente. Proprio lì emergono i costi che scompaiono in una semplice fattura unitari.
Fare da soli o digitalizzare con actaSIGN?
| Situazione | Fare da soli | Con actaSIGN |
|---|---|---|
| Approvazioni interne puntuali | Possibile, ma spesso complicato | Più rapido e standardizzato |
| Contratti ricorrenti | Alto sforzo manuale | Processi chiari e meno rotture di supporti |
| Legale e conformità | Maggiore controllo | Processi meglio tracciabili |
| Aziende da 100 a 500 dipendenti | La scalabilità diventa faticosa | I processi possono essere standardizzati in modo pulito |
Nei contesti actaSIGN osserviamo spesso la stessa traccia: prima si cerca una piccola ottimizzazione, poi serve un processo digitale pulito. Per questo consigliamo di iniziare dal processo cartaceo esistente e digitalizzarlo gradualmente. Così resta il controllo professionale, mentre l’impegno inutile scompare.
Come procedere ora al meglio?
Il passo più pratico è descrivere completamente l’attuale flusso: preparazione, stampa, spedizione, ritorno, controllo e archiviazione. Solo così diventa visibile dove si perde tempo e quali parti possono essere direttamente trasferite a un flusso di lavoro digitale. Se vuoi partire proprio da lì, firmare digitalmente i PDF è di solito la leva più rapida.
Domande frequenti
Perché un contratto cartaceo sembra così economico a prima vista?
Per chi è particolarmente rapido il beneficio della conversione?
Un processo digitale è sempre automaticamente più economico?
Come noto che il percorso cartaceo è già troppo costoso?
In sintesi, la nostra stima mostra che i costi di un contratto cartaceo non nascono a partire dalla penna, ma dall’intero processo precedente e successivo. Se introduci una firma digitale in modo pulito, riduci non solo lo sforzo, ma crei anche più trasparenza nella gestione dei contratti. Per molte aziende è proprio quel punto in cui la transizione diventa conveniente.
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